Extraordinary general meeting of the members of EB-IAATI

BACK TO EVENTS


Extraordinary general meeting of the members of EB-IAATI


Overview

Date:29 Mar 2017
Location:in front of Notary Public Peter Van Melkebeke, associated notary at Berquin Notarissen, at Lloyd Georgelaan 11, 1000 Brussels
Price:

Inquiries regarding the extraordinary general meeting can be sent to the following address:

 

Mr. Davy Borysiewicz

Baloise Insurance

Posthofbrug 16

2600 Antwerpen

Belgium


Downloads

TitleDownload

Invitation_to_the_extraordinary_meeting-_V2.pdf

Download

Program

First part in Dutch language, for English version, see bottom of document

Dear Members,

 

We are pleased to invite you to an extraordinary general meeting of the members to be held in front of Notary Public Peter Van Melkebeke, associated notary at Berquin Notarissen, at Lloyd Georgelaan 11, 1000 Brussels, Belgium on 29 March 2017 at 3 p.m. (local time).

 

Agenda

 

1.        Adoption of a new text of the articles of association

 

The board of directors proposes to the extraordinary general meeting to adopt the following new text of the articles of association (English text follows below the Dutch text):

 

DUTCH TEXT:

 

“TITEL I. - NAAM - ZETEL - DOEL - DUUR.

Artikel 1: Naam.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk draagt de naam "International Association of Auto Theft Investigators - European Branch" Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk, afgekort "I.A.A.T.I.- E.B".

Deze is opgericht naar Belgisch recht en valt onder het statuut van de wet van zevenentwintig juni negentienhonderd éénentwintig, Titel III “Internationale Verenigingen zonder Winstoogmerk”, zoals gewijzigd.

De naam van de Vereniging kan worden gewijzigd mits eerbiediging van de formaliteiten, quorum en meerderheidsvereisten die gelden voor een statutenwijzigingen.

De naam van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk zal door de leden alleen gebruikt worden met de lidmaatschapkaart voor identificatiedoeleinden. Ieder ander gebruik, zonder de voorafgaande uitdrukkelijke en geschreven toelating van de Raad van Bestuur is verboden.

Noch de bestuursleden, noch de leden van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk zullen de naam van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk gebruiken om producten en/of diensten aan te bevelen. Het logo van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk zal nooit mogen aangewend worden voor welke vorm ook van publiciteit voor producten en/of diensten zonder voorafgaandelijke en geschreven toelating van de Raad van Bestuur, en dan uitsluitend indien die volledig ondergeschikt zijn aan en in nauw verband staan met het belangeloos hoofddoel van de Vereniging.

Artikel 2 : Zetel.

De zetel van de Vereniging is gevestigd te 9820 Merelbeke (België), Bergstraat 50.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk ressorteert onder het gerechtelijke arrondissement Gent en heeft de Belgische nationaliteit.

De zetel van de Vereniging kan worden gewijzigd binnen het Belgisch grondgebied mits eerbiediging van de formaliteiten, quorum en meerderheidsvereisten die gelden voor een statutenwijziging.

Het is de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk toegestaan secretariaten op te richten in België en/of buiten de Belgische rijksgrenzen.

Artikel 3 : Doel.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk heeft geen enkel winstoogmerk, noch voor haarzelf, noch voor haar leden.

De Vereniging heeft als doel:

-          de samenwerking in de ruimste zin bevorderen met alle politie – en gerechtelijke diensten, personen, agentschappen, (internationale) verenigingen, organisaties die werken aan de preventie , de opsporing en bestrijding van autodiefstallen en aanverwante misdrijven;

-          de confrontatie van de gemeenschappelijke belangen van de vertegenwoordigers van officiële instanties en privé-personen die in aanmerking komen voor het lidmaatschap tot de vereniging;

-          de zorg voor de uitwisseling van technische en andere informatie, gegevens en ontwikkelingen inzake de preventie, opsporing en bestrijding van autodiefstallen en aanverwante misdrijven met de inachtneming van het wettelijk kader en de respectering van het beroepsgeheim;

-          het te bevorderen van hoge praktische beroepsvaardigheden onder de leden en andere autodiefstalonderzoekers en de voortdurende strijd tegen alle factoren die indruisen tegen de toepassing van de rechtsregels;

-          de organisatie van congressen en bijkomsten voor de leden, informatiecampagnes, studies en onderzoeken, enz ( niet limitatief)

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk kan alle handelingen en rechtshandelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de verwezenlijking van haar doel.

Artikel 4 : Duur.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk is opgericht voor onbepaalde duur.

TITEL II. - DE LEDEN.

Artikel 5 : Lidmaatschap.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk erkent verschillende soorten leden, met name actieve leden en ereleden. Lidmaatschap is alleen mogelijk op een persoonlijke naam en staat open voor alle nationaliteiten. Een register van de actieve - en ereleden wordt bijgehouden op de maatschappelijke zetel van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk. De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk erkent hierbij de wet van acht december negentienhonderd tweeënnegentig te zullen naleven tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de privacy. Aan het actieve lidmaatschap is een jaarlijks lidgeld verbonden, dat jaarlijks wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur en kenbaar wordt gemaakt op de jaarlijkse algemene vergadering. Het aantal van de leden is onbeperkt. Het aantal van de actieve leden mag evenwel niet minder dan drie bedragen.

Artikel 6 : De actieve leden.

Elke vertegenwoordiger van gemachtigde Politie- en Gerechtelijke diensten, ambtenaren die voltijds instaan voor de registratie van voertuigen of andere officiële instanties voor voertuigencontrole, aangestelden die zetelen in Commissies ter Voorkoming van Verzekeringsfraude of gelijkaardige organisaties, elke vertegenwoordiger van een maatschappij, beroeps of andere organisatie, waarvan geweten of aangenomen wordt dat hij de algemene belangen en de doelstellingen van de Vereniging namens de Autoconstructeurs, de Motorvoertuigen Industrie en Beveiligingsorganisaties wil dienen en ieder persoon die eervol uit een van hiervoor vermelde doelgroepen is ontslagen kan een actief lid worden. Voorwaarde is dat de persoon die aan deze kwalificaties voldoet, achttien (18) jaar of ouder is.

Kandidaturen voor lidmaatschap als actief lid zullen gericht worden aan de Raad van Bestuur van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk. De aanvraag wordt vergezeld van een eerste aanbeveling van een bestaand lid en een tweede aanbeveling van een lid van de Raad van Bestuur. De uiteindelijke beslissing omtrent de toetreding van een kandidaat actief lid komt toe aan de Raad van Bestuur die over een soevereine appreciatiebevoegdheid beschikt. Geweigerde aanvragen voor lidmaatschap worden schriftelijk en gemotiveerd ter kennis van de kandidaat tot het actief lidmaatschap gebracht.

Actieve leden hebben het recht deel te nemen aan de Algemene Vergadering met stemrecht. Zij kunnen zich kandidaat stellen om lid te worden van de Raad van Bestuur en/ of andere organen van de Internationale Vereniging.

Artikel 7 : Het erelidmaatschap.

Het erelidmaatschap is het lidmaatschap voor het leven van een lid dat zich jegens de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk en haar doelstellingen op een bijzondere manier heeft onderscheiden. Kandidaturen voor het erelidmaatschap zullen voorgedragen worden door de Raad van Bestuur op de jaarlijkse Algemene Vergadering en worden goedgekeurd bij meerderheid van stemmen door de aanwezige leden op de Algemene Vergadering

Alle voormalige voorzitters zullen automatisch erelid worden bij het beëindigen van hun mandaat als voorzitter.

De ereleden zullen dezelfde voorrechten genieten als actieve leden, doch worden vrijgesteld van de verplichting tot het betalen van jaarlijkse bijdragen.

Artikel 8 : Jaarlijkse Contributie.

Alle bijdragen zullen vóór één april van elk jaar rechtstreeks aan de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk worden overgemaakt. Bij gebreke aan betaling van de bijdrage wordt het lidmaatschap na één maand automatisch geschorst.

Artikel 9 : Beëindiging.

Een lidmaatschap binnen de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk eindigt ingevolge:

1.       het recht van elk lid vrijwillig uit te treden uit de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk, door middel van een vrijwillige opzeg, welke schriftelijk wordt overgemaakt van de Raad van Bestuur;

2.       het overlijden van het actieve lid;

3.       het niet betalen van het actieve lid van de door hem/haar verschuldigde bijdrage of het verzuimen van andere verplichtingen aan de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk en nadat de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk het betrokken lid hierop gewezen heeft, wordt geacht van rechtswege ontslag te nemen;

4.       de stemming door een twee/derde meerderheid van de aanwezige of de vertegenwoordigde leden van de Raad van Bestuur, op grond van het oordeel dat een lid een gedrag vertoond heeft dat in strijd is met de doelstellingen en vereisten van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk. Hierbij beschikt het lid waartegen een uitsluitingsprocedure loopt over de mogelijkheid om gehoord te worden op de Raad van Bestuur.

Het lidmaatschap van elk lid kan door Raad van Bestuur voorwaardelijk gemaakt of geschorst worden, maar dan alleen na stemming met een twee/derde (2/3) meerderheid door de Raad van Bestuur. Het lid dat ontslag neemt of wordt uitgesloten, heeft geen aanspraak op het maatschappelijk bezit, en kan geen teruggave vorderen van de betaalde bijdragen, inbrengen en/of schenkingen. Evenmin kan het ontslagnemend of uitgesloten lid vergoeding eisen voor de geleverde prestaties. Hetzelfde geldt ten aanzien van de rechthebbende van een overleden lid.

Een ontslagnemend of uitgesloten lid, of de rechthebbenden van een overleden lid, kunnen geen inzage vorderen van de verenigingsakten, rekeningen, boekhouding, register enzovoort, noch kunnen zij zegels laten leggen of een boedelbeschrijving vorderen. Bovendien heeft het ontslagnemend of uitgesloten lid geen belang meer om de beslissingen van de organen van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk aan te vechten.

Artikel 10 : Inzagerecht.

Alle leden kunnen op de zetel het register van de leden van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk raadplegen, alsmede de notulen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering en alle boekhoudkundige stukken van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk.

Hiervoor dient het lid voorafgaandelijk een schriftelijk verzoek richten aan de Raad van Bestuur, met opgave van de stukken welke het lid wenst te raadplegen. Een inzagerecht van de notulen van de raden van bestuur kan worden verleend aan de actieve leden, tenzij de inzage van de notulen van een Raad van Bestuur indruisen tegen de belangen van de Vereniging of confidentieel zijn. De weigering tot inzage dient steeds te worden gemotiveerd door de Raad van Bestuur.

Het actief lid mag informatie die hij/zij inziet tijdens de uitoefening van het inzagerecht niet misbruiken en kan die informatie enkel gebruiken in het kader van de uitoefening van zijn rechten als lid van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk. Informatie meedelen, op welke wijze dan ook, aan derden is verboden. Het inzagerecht houdt niet het recht in om kopie van de stukken te maken of te verkrijgen.

TITEL III - DE ALGEMENE VERGADERING.

Artikel 11 : Bevoegdheden.

De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle leden van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk (actieve - en ereleden), welke elk over een stem beschikken.

De Algemene Vergadering heeft de ruimste bevoegdheden met het oog op de verwezenlijking van het doel van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk.

Tot de uitsluitende bevoegdheid van de Algemene Vergadering, behoort:

1.       de wijziging van statuten;

2.       de benoeming en de afzetting van de bestuurders;

3.       de benoeming en afzetting van de commissarissen, in geval die laatste in de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk aanwezig zijn;

4.       de kwijting aan de bestuurders en commissarissen;

5.       de goedkeuring van de begroting en de jaarrekeningen;

6.       de ontbinding van de Vereniging;

7.       aanstelling van de vereffenaar(s).

Artikel 12 :

Minstens éénmaal per jaar zal een Algemene Vergadering van de leden worden gehouden. Alle leden hebben het recht de jaarlijkse Algemene Vergadering bij te wonen en te stemmen over de agendapunten. De leden kunnen zich op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk. Ieder lid kan slechts één enkel ander lid vertegenwoordigen, mits een uitdrukkelijke geschreven volmacht.

Artikel 13 : Oproeping.

De Algemene Vergadering zal worden opgeroepen door de Raad van Bestuur en de Raad van Bestuur is verplicht een buitengewone Algemene Vergadering op te roepen in het geval ten minste één/vijfde van de leden hierom verzoekt. Dit verzoek omvat eveneens de agendapunten waarvoor een buitengewone Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen.

De oproeping bevat de agenda, de datum, de plaats en het uur van de Algemene Vergadering en wordt ter kennis gebracht via de I.A.A.T.I.- E.B website, per brief, fax, e.mail of een andere schriftelijke wijze. Wanneer alle leden aanwezig zijn, moet geen bewijs geleverd worden van een voorafgaande oproeping.

Enkel de agendapunten opgenomen in de oproeping kunnen worden behandeld, tenzij alle leden aanwezig zijn en er een consensus is om een niet vermeld agendapunt op de Algemene Vergadering te behandelen.

De oproeping geschiedt uiterlijk zestig (60) dagen voor de Algemene Vergadering, uitzonderlijk wordt die termijn herleid tot vijftien (15) dagen in de hypothese van artikel 30 van deze statuten.

Artikel 14 : Beraadslaging.

De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur. Alle leden hebben een gelijk stemrecht.

Behalve in uitzonderingsgevallen die in deze statuten voorzien zijn, worden de beslissingen genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden, zonder dat een aanwezigheidsquorum is vereist. De beslissingen van de Algemene Vergadering worden ter kennis gebracht van alle leden, de kennisgeving geschiedt per post en/of fax en/of elektronische post en/of vermelding op de webstek van de Vereniging.

Artikel 15 : Notulen.

De beslissingen van de Algemene Vergadering worden ingeschreven in het register der notulen en worden ondertekend door de voorzitter en een bestuurslid. Dit register wordt bewaard op de zetel van de Vereniging.

TITEL IV - HET BESTUUR.

Artikel 16 : Raad van Bestuur.

De Vereniging wordt bestuurd door de Raad van Bestuur samengesteld uit ten minste drie (3) en ten hoogste zeventien (17) bestuurders.

De bestuurders zullen verkozen worden bij eenvoudige meerderheid van stemmen van de aanwezige leden tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering. Hun mandaat geldt voor een onbepaalde duur, behoudens ontslag of herroeping. Bestuurders zijn onbeperkt herkiesbaar. De Algemene Vergadering kan te allen tijde een einde stellen aan hun mandaat.

Artikel 17 : Kandidaturen en vacaties.

Kandidaturen voor een mandaat binnen de Raad van Bestuur moeten per brief, fax of E-mail gericht worden aan de Raad van Bestuur binnen de veertig (40) dagen na de bekendmaking van de datum van de jaarlijkse Algemene Vergadering. Kandidaturen voor verkiesbare zetels zullen enkel weerhouden worden wanneer ze uitgaan van kandidaten die minimum twee (2) jaar lid zijn van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk .

Ingeval van vacaties tijdens een mandaat van bestuurder, mag een voorlopig bestuurder door de Raad van Bestuur worden benoemd. De voorlopige bestuurder zal zijn mandaat uitoefenen tot aan de volgende jaarlijkse Algemene Vergadering.

Artikel 18 : Bevoegdheden.

De Raad van Bestuur is bevoegd voor alle aangelegenheden van bestuurlijke aard en kan alle rechtshandelingen stellen en daden verrichten die hij nuttig acht voor de verwezenlijking van het doel van de Internationale Vereniging, met uitzondering van de bevoegdheden die krachtens de wet of deze statuten tot de Algemene Vergadering behoren.

De Raad van Bestuur mag bovendien op zijn verantwoordelijkheid speciale welomschreven bevoegdheden toevertrouwen aan één of meerdere andere personen alsook de bevoegdheid tot het dagelijks bestuur opdragen aan een orgaan van dagelijks bestuur overeenkomstig titel V van de statuten.

Artikel 19 : Beraadslaging.

De Raad van Bestuur zal geldig kunnen beraadslagen indien een aanwezigheidsquorum voorhanden is van meer dan de helft (50%). Elk lid van de Raad van Bestuur beschikt over één stem. Er worden geen stemmen bij volmacht toegelaten. De beslissingen van de Raad van Bestuur worden genomen bij eenvoudige meerderheid.

Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

De Raad van Bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter en indien de helft van de bestuurders hierom verzoeken. Hun verzoek wordt gericht aan de voorzitter.

De oproepingen worden minstens veertien (14) dagen voor de vergadering van de Raad van Bestuur verstuurd, behalve in geval van hoogdringendheid, waarvan de verantwoording moet worden gegeven in de notulen van de vergadering. De oproepingen bevatten de agenda, de datum, de plaats en het uur van de vergadering en worden gedaan per fax, brief of e.mail. Wanneer alle bestuurders aanwezig zijn, moet geen bewijs geleverd worden van een voorafgaande oproeping. Bij elke vergadering wordt een bestuurder belast met het nemen van de notulen.

De notulen van de Raad van Bestuur dienen door alle aanwezige bestuurders te worden onderschreven. De notulen dienen te worden bewaard in het notulenregister, welk register wordt bijgehouden op de maatschappelijke zetel van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk.

De vergaderingen kunnen zowel in België, als in een ander land gehouden worden.

Artikel 20 : Voorzitter, vice-voorzitter, gedelegeerd bestuurder, penningmeester.

De Raad van Bestuur kiest uit zijn leden een voorzitter, één of meer ondervoorzitters, een penningmeester. De Raad van Bestuur kan commissies in het leven roepen binnen de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk.

De in het leven geroepen commissies hebben een ondersteunende en adviserende rol.

De Voorzitter is bevoegd met het toezien op en het coördineren van alle activiteiten van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk en het voorzitterschap waarnemen bij de vergaderingen van de Algemene Vergaderingen en de Raden van Bestuur. De voorzitter zal toezien op de nauwgezette invulling van de verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur en zal de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk vertegenwoordigen op allerlei aangelegenheden. De voorzitter wordt verkozen voor een duur van twee jaar. In afwezigheid van de voorzitter zal de eerste vice-voorzitter als Voorzitter optreden. In afwezigheid van de voorzitter en van de eerste vice-voorzitter zal de tweede vice-voorzitter de taak van de voorzitter waarnemen en in die hoedanigheid handelen.

De Raad van Bestuur zal jaarlijks een gedelegeerd bestuurder benoemen.

De gedelegeerd bestuurder zal de gegevens en de notulen van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk opstellen en zal ook het naamregister van de leden bijhouden, evenals alle andere documenten of waardevolle stukken die hem toevertrouwd zijn. De gedelegeerd bestuurder neemt kennis van alle mededelingen aan de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk, of die hem wordt voorgelegd door de bestuursleden of door de Raad van Bestuur. De gedelegeerde bestuurder zal de opdrachten vervullen die hem opgedragen worden door de voorzitter, binnen de perken van de wet en de statuten.

De penningmeester zal de bewaarder zijn van de fondsen van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk Hij/zij zal die fondsen vrijgeven door middel van alle geldende betaalmiddelen, zoals bepaald door de Raad van Bestuur, voor doeleinden die het welvaren en de doelstellingen van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk bevorderen. Hij/zij zal een volledig overzicht van alle inkomsten, uitgaven en van de balansen geven op aanvraag van de Raad van Bestuur en aan de leden op elke jaarlijkse Algemene Vergadering.

Artikel 21 : Aansprakelijkheid.

Door de bestuurders worden geen persoonlijke verplichtingen aangegaan betreffende de verbintenissen van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk. Hun aansprakelijkheid is beperkt tot de vervulling van de hun gegeven opdracht. Het mandaat van bestuurder is onbezoldigd.

TITEL V – DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 22 : Samenstelling

De Raad van Bestuur kan de taken in verband met het dagelijks bestuur overgedragen aan een dagelijks bestuur, bestaande uit minimum drie Dagelijks Bestuurders.

Artikel 23 : Benoeming

De Dagelijks Bestuurders worden benoemd bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen binnen de Raad van Bestuur.

Artikel 24 : Bevoegdheden en duur

Het Dagelijks Bestuur kan de dagdagelijkse handelingen, daaronder begrepen het vervullen van alle administratieve, wettelijke en fiscale verplichtingen van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk ten opzichte van de diverse overheidsdiensten, de handelingen van minder belang en de dringende handelingen binnen de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk stellen. Binnen deze bevoegdheid kan het dagelijks bestuur de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk. in en buiten rechte vertegenwoordigen.

De Dagelijks Bestuurders worden benoemd voor onbepaalde duur, behoudens ontslag of herroeping. Dagelijks Bestuurders zijn herkiesbaar. Het mandaat van Dagelijks Bestuurder is onbezoldigd. De Dagelijks Bestuurders oefenen hun bevoegdheden als college uit.

Artikel 25 : Einde mandaat

Indien de termijn van het bestuurdersmandaat van de Dagelijks Bestuurder verstreken is of in geval van overlijden van de Dagelijks Bestuurder, eindigt het mandaat van Dagelijks Bestuurder van rechtswege.

Elke Dagelijks Bestuurder kan op elk moment ontslag nemen.

Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan de Raad van Bestuur.

De Dagelijks Bestuurder die ontslag neemt moet geen opzegtermijn in acht nemen.

Een Dagelijks Bestuurder kan op elk moment afgezet worden door de Raad van Bestuur met een gewone meerderheid.TITEL VI - VERTEGENWOORDIGING

Artikel 26.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk wordt ten overstaan van derden, voor het gerecht en in de akten, met inbegrip van deze waarvoor de tussenkomst van een openbaar ambtenaar of een notaris vereist is, geldig vertegenwoordigd door de Voorzitter en een bestuurder samen optredend.

Binnen het kader van het dagelijks bestuur, is de Internationale vereniging Zonder Winstoogmerk tevens geldig vertegenwoordigd door twee Dagelijks Bestuurder, samen handelend. De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk is bovendien, binnen het kader van hun mandaat, geldig verbonden door bijzondere gevolmachtigden.

Bovendien kan de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk in het buitenland vertegenwoordigd worden door iedere persoon uitdrukkelijk daartoe aangesteld door de Raad van Bestuur.

TITEL VII - BEGROTINGEN en REKENINGEN.

Artikel 27.

Het boekjaar van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk loopt van één januari en wordt afgesloten op éénendertig december van ieder jaar. Bij het einde van elk boekjaar worden door de Raad van Bestuur de rekeningen van het verlopen jaar afgesloten, en worden de inventaris en de balans opgemaakt, alsmede de begroting voor het volgend jaar. Deze worden aan de goedkeuring van de Algemene Vergadering onderworpen.

Alle uitgaven van de rekening zullen vooraf moeten genaamtekend worden door de Penningmeester en één bestuurslid en worden goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Alle uitgaven zullen gestaafd worden door een door de Raad van Bestuur goedgekeurd budget.

Het jaarlijks budget en de aanwending hiervan zal goedgekeurd worden door de leden op de jaarlijkse Algemene Vergadering.

TITEL VIII - STATUTENWIJZIGINGEN.

Artikel 28.

Over een statutenwijziging kan de Algemene Vergadering alleen op een geldige wijze beraadslagen en besluiten wanneer de wijzigingen uitdrukkelijk vermeld zijn in de oproeping.

Een wijziging kan alleen worden genomen met een meerderheid van twee/derde (2/3) van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Artikel 29.

Wanneer de wijziging betrekking heeft op het doel of op de doeleinden van de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk, vereist die beslissing een aanwezigheidsquorum van twee/derde (2/3) van de leden en kan de doelwijziging enkel rechtsgeldig worden aangenomen met een meerderheid van vier/vijfde (4/5) van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Artikel 30.

In geval het aanwezigheidsquorum niet wordt bereikt van twee/derde (2/3) in de gevallen voorzien bij artikel 31, kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen minstens vijftien (15) dagen na de eerste Algemene Vergadering, die geldig kan beraadslagen en besluiten nopens de statuten- en/of doelwijziging, mits naleving van vereiste van twee/derde (2/3) meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden in geval van een statutenwijziging en van een vier/vijfde meerderheid (4/5) van de aanwezige en vertegenwoordigde leden in geval van een doelwijziging, zoals vermeld in artikel 31.

Zo de wijzigingen aan de statuten enige goedkeuring overeenkomstig artikel 50 § 3 van de wet betreffende de Verenigingen Zonder Winstoogmerk, de Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk en de Stichtingen vereist, zullen zulke wijzigingen pas na deze goedkeuring van kracht worden.

TITEL IX - ONTBINDING en VEREFFENING.

Artikel 31 : De ontbinding.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk kan worden ontbonden door een beslissing van de Algemene Vergadering overeenkomstig de artikels 29 en 30 van de statuten.

De Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk blijft na zijn ontbinding, ongeacht een gerechtelijke dan een vrijwillige ontbinding, voortbestaan voor zijn vereffening tot aan de sluiting ervan. In geval van een vrijwillige ontbinding wordt door de Algemene Vergadering, en bij gebreke daarvan door de rechtbank, één of meer vereffenaar (s) uit de Raad van Bestuur aangesteld, hun bevoegdheid bepaald en de wijze van vereffening der schulden en van de tegeldemaking der goederen vastgesteld. Het netto-actief van de vermogensbalans zal worden overgemaakt aan een vereniging of instelling die hetzelfde of een gelijkaardig belangeloos doel nastreeft, na een besluit van de Algemene Vergadering.

Artikel 32.

Voor alles wat in bovenstaande statuten niet voorzien is, wordt er gehandeld in overeenstemming met de Belgische Wet van zevenentwintig juni negentienhonderd éénentwintig betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, Internationale Vereniging Zonder Winstoogmerk en de stichtingen, zoals gewijzigd."

 

ENGLISH TEXT:

 

“TITLE I. – NAME – REGISTERED OFFICE - PURPOSE - DURATION.

Article 1: Name.

The International Non-Profit Association bears the name "International Association of Auto Theft Investigators - European Branch" International Non-Profit Association, in short "I.A.A.T.I.- E.B".

The association is incorporated under Belgian law and falls within the scope of the Law of twenty seven June nineteen hundred twenty-one, Title III “International Non-Profit Associations”, as amended.

The name of the Association can be changed provided that the forms, quorum and majority requirements applicable for the amendment of articles of association shall be respected.

The name of the International Non-Profit Association shall not be used publicly by any member other than using the membership card for identification purposes. Any other use without the preliminary, express and written authorization from the board of directors, is prohibited.

Neither the officers nor the members of the International Non-Profit Association may use the name of the International Non-Profit Association to promote any product and/or service. The seal or logo of the International Non-Profit Association shall not be used in any advertisement of any product or service without preliminary and written authorization of the Board of Directors and, in that case, exclusively if completely subordinate and in close connection with the non-profit purpose of the Association.

Article 2: Registered office.

The registered office of the Association is located at 9820 Merelbeke (Belgium), Bergstraat 50.

The International Non-Profit Association falls within the remit of the judicial district Gent and has the Belgian nationality.

The registered office of the Association can be changed inside the Belgian territory provided that the forms, quorum and majority requirements applicable for the amendment of the articles of association shall be respected.

The International Non-Profit Association can establish offices in Belgium and/ or outside the Belgian borders.

Article 3: Purpose.

The International Non-Profit Association does not have a profit purpose, neither for itself, nor for its members.

The purpose of the Association is:

- to promote to the largest extent the cooperation with all police – and judicial services, individuals, agencies, (international) associations, organizations that are engaged in the prevention, detection and suppression of vehicle theft and related crimes;

- to unite for mutual benefit of those public officials and private persons who are eligible for membership of the Association;

- to support the exchange of technical and other information, data and developments related to the prevention, detection and suppression of vehicle theft and related crimes with observance of the legal framework and respect of the professional secrecy;

- to encourage high practical professional standards among the members and other vehicle theft investigators and to continually strive to eliminate all factors which interfere with the administration of justice;

- to organize conferences and seminars for the members, information campaigns, studies and inquiries, etc. (non-restrictive).

The International Non-Profit Association can undertake any action and legal procedure which is directly or indirectly related to the realization of its purpose.

Article 4: Duration.

The International Non-Profit Association is incorporated for an indefinite period.

TITLE II. – The members.

Article 5: Membership.

The International Non-Profit Association recognizes different sorts of members, namely active members and honorary members.

Membership is only available in a personal name and accessible for all nationalities. A register of the active and honorary members is held at the registered office of the International Non-Profit Association. The International Non-Profit Association hereby agrees to observe the Law of eight December nineteen hundred ninety-two on the protection of privacy in relation to the processing of personal data. The active membership is linked with the payment of an annual membership contribution, which is determined by the board of directors on a yearly basis and announced at the annual general meeting. The number of members is unlimited. The number of active members may not be less than three.

Article 6: The active members.

Any representative of a duly authorized Law Enforcement Agency, public civil servants employed full time in a Vehicle Registration Function or other official organizations for vehicle regulation, administrators and employees of any Insurance Crime Prevention Panel or similar organizations, representatives of any company, business organization or other organization known or believed to be beneficial to the best interests and objectives of the Association to include representatives of the Motor Manufacturers, the Vehicle Industry and Security Associations and any person honorary dismissed from one of the foregoing Agencies,  providing that the person who possesses the aforementioned qualifications is aged eighteen(18) years or over.

Application for active membership shall be made to the Board of Directors of the International Non-Profit Association. The application shall be accompanied with a first recommendation by a current member and a second recommendation by a member of the Board of Directors.

The final decision with respect to the accession as an active member shall be taken by the Board of Directors at its sovereign discretion. Requests for memberships that are refused shall be notified in substantiated and written form to the candidate active member.

Active members have the right to participate and vote at the General Assembly. They can apply to become a member of the Board of Directors and/ or other offices of the International Association.

Article 7: The honorary membership.

The honorary membership is the membership for life that can be conferred upon a member who has rendered distinctive service to the International Non-Profit Association and its purposes. Nominations for honorary membership shall be made by the Board of Directors at the annual General Meeting and shall be approved by a majority vote of the members present at the General Meeting.

 All past Presidents shall become honorary members after their term of office as President.

Any honorary member shall have all the privileges of an active member but will be exempted from the annual membership contributions.

Article 8: Annual contribution.

All contributions shall be payable directly to the International Non-Profit Association before the first of April each year. Failure to pay contributions within one month of the due date shall result in the suspension of the membership.

Article 9: Termination.

Membership in the International Non-Profit Association shall be terminated by:

5.       the right for any member to voluntary resign from the International Non-Profit Association, by means of a written voluntary resignation notified to the Board of Directors;

6.       the decease of the active member;

7.       the fact that an active member is in arrears with its contributions or other obligations to the International Non-Profit Association and after being reminded by the International Non-Profit Association, the resignation is due automatically;

8.       the vote by two thirds (2/3rds) majority of the present or represented members of the Board of Directors when, in its discretion, it determines that a member has exhibited conduct in breach with the objectives or qualifications of the International Non-Profit Association. The member against whom the exclusion procedure is engaged has the possibility to be heard by the Board of Directors.

The Board of Directors may also place on probation or suspend the membership of any member pursuant to a two thirds (2/3rds) majority vote within the Board of Directors. The resigning or excluded member neither can lay a claim on the possessions of the Association, nor demand the reimbursement of the paid contributions and/or donations. The resigning or excluded member cannot require payment for supplied services. The same applies for the title holder of a deceased member.

A resigning or excluded member, or the title holder of a deceased member cannot demand access to the Association’s records, accounts, bookkeeping, register, etc. Neither can they affix seals or demand an inventory. Moreover, the resigning or excluded member has no longer a legitimate interest to challenge the decisions of the offices of the International Non-Profit Association.

Article 10: access right.

At the registered office, all the members can access the register of the members of the International Non-Profit Association, as well as the minutes of the Board of Directors and the General Meeting and all the accounting documents of the International Non-Profit Association.

Therefore, the member shall previously send a written request to the Board of Directors, with mention of the records that the member wants to consult. A right of access to minutes of the Board of Directors can be granted to the active members, unless the access to the minutes of the Board of Directors would conflict with the interests of the International Non-Profit Association or would be confidential. The refusal of access shall always be substantiated by the Board of Directors.

The active member shall not abuse the information to which he has access while exercising its right of access and it shall only use this information in the context of its rights as a member of the International Non-Profit Association. disclosing information, under any form, to a third party is prohibited. The right of access does not imply the right to make or obtain copy of the documents.

TITLE III – THE GENERAL MEETING.

Article 11: competences.

The General Meeting is composed by all the members of the International Non-Profit Association (active- and honorary members), who each have one vote. 

The General Meeting has the largest competences for the realization of the purpose of the International Non-Profit Association.

It shall be the exclusive competence of the General Meeting to:

8.       modify the Articles of Association;

9.       nominate or dismiss the directors;

10.   nominate or dismiss the statutory auditor, in case that they are present at the International Non-Profit Association;

11.   grant discharge to the directors and statutory auditors;

12.   approve the budget and the annual accounts;

13.   dissolve the Association;

14.   appoint the liquidator(s).

Article 12:

A General Meeting shall be held at least once a year. All the members have the right to participate to the annual general meeting and to vote on the points on the agenda. The members can be represented by another member of the International Non-Profit Association. Each member can represent only one other member, provided that it has an express written power of attorney.

Article 13: Calling.

The General Meeting shall be called by the Board of Directors and the Board of Directors is obliged to call the extraordinary general meeting in the case at least one/fifth of the members request to do so. Such request shall include the points of the agenda for which the Extraordinary General Meeting is called for.

The invitation to the meeting shall mention the agenda, the date, the location and the hour of the General Meeting and shall be communicated through the EB-IAATI website, by letter, fax, email or other written means. If all members are present, no evidence of the invitation is required.

Only the points of the agenda mentioned on the invitation shall be discussed, unless all members are present and a consensus is reached between the present members to treat the non-mentioned agenda point at the General Meeting.

The call shall be done at last sixty (60) days before the General Meeting, exceptionally this term is reduced to fifteen (15) days in the hypothesis of Article 30 of these Articles of Association.

Article 14: Deliberation.

The General Meeting is chaired by the President of the Board of Directors. All members have an equal voting right.

Except for the cases foreseen by these Articles of Association, all the decisions will be taken by the simple majority of the present and represented members, without the requirement of a quorum of presence. The decisions of the General Meeting shall be communicated to all the members; the communication occurs by letter and/or fax and/or electronic mail and/or announcement on the website of the Association.

Article 15: Minutes.

The decisions of the General Meeting are registered in the register of the minutes and shall be signed by the President and a member of the Board of Directors. The register is kept at the registered office of the Association.

TITLE IV – THE BOARD OF DIRECTORS.

Article 16: Board of Directors.

The Association is administered by the Board of Directors composed by at least three (3) and at most seventeen (17) directors.

The directors shall be elected by simple majority of the votes of the members present at the Annual General Meeting. Their position is for an indefinite duration except resignation or dismissal. The directors can be re-elected for an unlimited number of times. The General Meeting can terminate their mandate at any time.

Article 17: Applications and vacancies.

Applications for a position within the Board of Directors must be sent by letter, fax or e-mail to the Board of Directors within forty (40) days following the announcement of the date of the Annual General Meeting.  Applications for vacancies will be only accepted if the candidates have been member of the International Non-Profit Association for a minimum period of two (2) years.

In the event of a vacancy during the mandate of the Director’s position, the vacancy may be filled in by appointment by the Board of Directors. The temporary Director shall be in office only until the next Annual General Meeting. 

Article 18: Competences.

The Board of Directors is competent for all affairs of administrative nature and has the power to initiate and transact all acts useful for the accomplishment of the purposes of the International Non-Profit Association, except those affairs that belong, by Law or by these Articles of Association, to the General Meeting.

Furthermore, the Board of Directors may, at its own responsibility, assign particular and clearly defined competences to one or more other persons or delegate the daily management of the International Non-Profit Association to a body of daily management according to Title V of the Articles of Association.

Article 19: Deliberation.

The Board of Directors shall validly deliberate if more than 50% of its members are present. Each member of the Board of Directors has one vote. Votes by proxy are not allowed. The decisions of the Board of Directors are taken by simple majority.

In case of a tie vote, the vote of the President shall be decisive.

The Board of Directors is convened by the President and when half of the directors request to do so. The demand shall be addressed to the President.

The invitations shall be sent at least fourteen (14) days before the meeting of the Board of Directors, except in case of emergency, of which motive shall be justified in the minutes of the meeting. The invitations shall mention the agenda, the date, the location and the hour of the meeting and shall be notifies by letter, fax or email. If all the directors are present, no evidence of the fulfilment of the calling obligations is required. Each meeting, one director shall be appointed to take the minutes.

The minutes of the Board of Directors shall be signed by all directors present. The minutes shall be kept in the register of minutes, which shall be kept at the registered office of the International Non-Profit Association.

The meetings can take place in Belgium as well as in any other country.

Article 20: President, Vice-President, executive director, treasurer.

The Board of Directors shall elect among its members a President, one or more Vice-Presidents, a Treasurer. The Board of Directors can create commissions within the International Non-Profit Association.

The commissions have a role of support and advise.

The President is competent for the supervision and co-ordination of all the activities of the International Non-Profit Association and the chairmanship of the meetings of the General Meeting and the Board of Directors. The President shall supervise on the strict compliance of the responsibilities of the Board of Directors and represent the International Non-Profit Association on all kind of events. The president is elected for a term of two years. In the absence of the President, the First Vice President shall be the President and shall act as such. In the absence of the President and the First Vice President, the Second Vice President shall be the President and shall act as such.

The Board of Directors shall appoint the Executive Director on an annual basis.

The Executive Director shall keep the records and minutes of the International Non-Profit Association and shall maintain the register of the members, as well as all other documents or items of value entrusted to him. The Executive Director receives and acknowledges all notifications to the International Non-Profit Association addressed to him, or that may be submitted to him by the directors or Board of Directors. The Executive Director shall perform the duties entrusted by the President, within the limits of the Law and the Articles of Association.

The Treasurer shall be the custodian of the funds of the International Non-Profit Association. He shall release such funds by all valid payment methods as defined by the Board of Directors for the purposes that promote the welfare and purposes of the International Non-Profit Association. He shall render a complete summary of income, disbursement and balances whenever requested by the Board of Directors and to the members at each Annual General Meeting.

Article 21: Liability.

The directors have no personal liability with respect to the engagements of the International Non-Profit Association. Their liability is limited to the accomplishment of their duties. The mandate of director is not remunerated.

TITLE V – DAILY MANAGEMENT.

Article 22: Composition.

The Board of Directors may entrust its duties related to the daily management to a body of daily mangement, composed by at least three Daily Managers.

Article 23: Appointment.

The daily managers will be appointed by simple majority of the votes present at the meeting of the Board of Directors.

Article 24: Competences and duration.

The Daily Management can act in matters of daily management, including the fulfillment of all secretarial, legal and tax obligations of the International Non-Profit Association vis-à-vis the various public authorities as well in matters of minor importance or urgent matters within the International Non-Profit Association. Within the limits of this competence, the Daily Management can legally represent the International Non-Profit Association, including in judicial matters.

The Daily Managers will be appointed for an indefinite period, except in case of dismissal or resignation. Daily Managers can be re-elected. The mandate of Daily Manager is not remunerated. The Daily Managers exercise their powers as a board.

Article 25: End of mandate

The mandate of Daily Manager ends automatically when the term of the mandate of the Daily Manager has expired or in case of decease of the Daily Manager.

Each daily Manager can resign at any moment.

The resignation has the form of a written notice and is sent to the Board of Directors.

The resigning Daily Manager does not have to observe a term of notice.

A Daily Manager can be dismissed by the Board of Directors at any time and with a simple majority of the votes.

TITLE VI – REPRESENTATION.

Article 26.

The International Non-Profit Association is represented towards thirds, in justice or in deeds, including those deeds that require the intervention of a public servant or a notary represented by the President and a director acting jointly.

Within the limits of the daily management, the International Non-Profit Association is also validly represented by two Daily Managers, acting jointly. Moreover, the International Non-Profit Association validly represented by special proxy holders, acting within the limits of their mandate.

Outside the Belgian territory, the International Non-Profit Association is validly represented by each person designated to do so by the Board of Directors.

TITLE VII – BUDGETS AND ACCOUNTS.

Article 27.

The financial year of the International Non-Profit Association starts on the first of January and ends on December thirty first of each year. At the end of each financial year, the Board of Directors shall close the accounts of the financial year and shall the inventory and the balance shall be made, as well as the budget for the next financial year. These shall be submitted for approval to the Annual General Meeting.

All expenditures from the account of the International non-Profit Association require the signature of the Treasurer and a Director and the approval of the Board of Directors.  All expenditures shall be funded through a budget approved by the Board of Directors. The yearly budget and it’s use shall be approved by the members at the Annual General Meeting.

TITLE VIII – AMENDMENTS TO THE ARTICLES OF ASSOCIATION.

Article 28.

The general assembly can only deliberate decide when the amendments are explicitly mentioned in the invitation to the meeting.

An amendment can only be passed with a majority vote of two-thirds (2/3) of the members present or represented.

Article 29.

When an amendment is related to the object or the purposes of the International Non-Profit Association, the decision will require a quorum of presence of two-thirds (2/3) of the members and the amendment of the object shall only be passed when adopted by a majority of four-fifths (4/5) of the votes of the members present or represented.

Article 30.

In case the quorum of presence of two/thirds is not reached for the situations foreseen by Article 31, a second meeting can be called at least fifteen (15) days after the first General Meeting, which can then deliberate and take decisions on the amendments of the Articles of Association and/or the purpose, respecting the two/thirds decision quorum of the members present or represented in case of an amendment of the Articles of Association and a decision quorum of four/fifths of the members present or represented in case of an amendment of the purpose according to Article 31.

In case the amendments to the Articles of Association require any approval in accordance with Article 50 § 3 of the Law on the Non-Profit Associations, the International Non-Profit Associations and the Foundations, such amendments will have effect as of such approval.

TITLE IX – DISSOLUTION AND LIQUIDATION.

Article 31: Dissolution.

The International Non-Profit Association can be dissolved by a decision of the General Meeting according to Articles 29 and 30 of the Articles of Association.

After its dissolution, the International Non-Profit Association continues to exist for its dissolution until the closing of the liquidation, regardless if the dissolution is judicial or voluntary. In the event of a voluntary dissolution, one or more liquidators shall be appointed by the General Meeting amongst the members of the Board of Directors and in the absence of such decision by the General Meeting, by the court. Their competences and the way of liquidation of the assets and liabilities shall be determined as well. The net assets of the accounts balance will be transferred to an association or institution that strives for the same or a similar non-profit purpose, after the decision of the General Meeting.

Article 32.

All matters that are not governed in these Articles of Association shall be governed by the Belgian Law of twenty-seven June, nineteen hundred twenty-one on the Non-Profit Associations, the International Non-Profit Associations and the Foundations, as amended.

 

 

2.        Constatation of the termination of the mandate of the directors

 

The board of directors proposes to the extraordinary general meeting to formally take note of the termination of the mandate of all the directors of the association.

 

3.        Appointment of directors

 

The board of directors proposes to the extraordinary general meeting to appoint the following persons in the capacity of director of the association with retroactive effect as of 5 March 2016:

 

- Mr. TIAINEN Jari Juhani

- Mr. KNIPPEL Arne Erik Metzlaff

- Mr. SERRANDER Per Torbjörn

- Mr. KOOIJMAN Johannes Cornelis Bastiaan

- Mr. BREKKE Nils Kristian

- Mr. CIUCHI Alessandro

- Mr. WISE Vincent

- Mr. SCHIPANI Renato

- Mr. DEDEURWAERDER Franky André

- Mr. BORYSIEWICZ Davy

 

4.        Power of attorney for the coordination of the articles of association

 

The board of directors proposes to the extraordinary general meeting to grant a power of attorney to Mrs. Laura Vanderlinden and Mrs. Malika Ben Tahar, employees of Berquin Notarissen, at Lloyd Georgelaan 11, 1000 Brussels, Belgium to draft the text of the coordinated articles of the association, to sign the articles of association and to file the articles of association with the Clerk’s Office of the competent Commercial Court in accordance with the applicable legal stipulations.

 

5.        Empowerment of the board of directors to execute the decisions of the extraordinary general meeting

 

The board of directors proposes that the extraordinary general meeting empowers the board of directors to execute the decisions of the extraordinary general meeting.

 

6.        Power of attorney for the formalities

 

The board of directors proposes to the extraordinary general meeting to grant a power of attorney to Mr. Christophe Minnart, attorney-at-law and to each director of the association to fulfill the formalities with an enterprise desk in view of the registration and modification of the registration of the association with the Crossroad Database for Enterprises and, if need be, with the Value Added Tax Administration.

 

 Invitation

 

Mr. Davy Borysiewicz, Mr. Franky Dedeurwaerder and Mr. Johannes (Hans) Kooijman shall be present at the meeting to constitute the required statutory quorum.

 

Members are entitled to attend the extraordinary general meeting and to exercise voting rights if they are registered in time for the extraordinary general meeting. The registration must be received by the association until the expiry of 13 March 2017, in text form at the following address:

 

Mr. Davy Borysiewicz

Baloise Insurance

Posthofbrug 16

2600 Antwerpen

Belgium

 

Members may have their voting rights exercised by another member at the extraordinary general meeting by way of written power of attorney. Each member cannot represent more than one member at the meeting.

 

Inquiries

 

Inquiries regarding the extraordinary general meeting can be sent to the following address:

 

Mr. Davy Borysiewicz

Baloise Insurance

Posthofbrug 16

2600 Antwerpen

Belgium

 

 

 

The board of directors,

25 January 2017